Kiến thức cơ bản về thu hồi nợ

Thu hồi nợ là gì

Thu hồi nợ là yêu cầu khách nợ thanh toán cho chủ nợ các khoản tiền, tài sản khác đến hạn/quá hạn mà khách nợ phải trả cho chủ nợ theo HĐ hoặc thỏa thuận giữa chủ nợ và khách nợ hoặc theo QĐ của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
ky-nang-thu-hoi-no-xau-6
 
Lưu ý: Chỉ khi khoản nợ đến hạn/quá hạn thì chủ nợ mới phát sinh quyền đòi nợ. Đây là vấn đề mà các khoản nợ giữa cá nhân và cá nhân  thường không để ý và tốn công sức để kiện tụng, đôi khi mất thời gian, mất chi phí oan cho việc đòi những khoản nợ chưa đến hạn. Các doanh nghiệp thường tránh được điều này bởi tính chất các khoản nợ thường rõ ràng, đặc thù hơn, người phụ trách những khoản nợ có trình độ chuyên môn hơn.

Ý nghĩa thu hồi nợ

–    Với cá nhân, việc thu hồi một khoản nợ đóng vai trò quan trọng nhưng thường không đến mức độ cấp thiết, sống còn. Tuy nhiên, với tổ chức/doanh nghiệp, hiệu quả công tác thu hồi nợ  mang tính chất tồn vong. Thật hiếm thấy một Doanh nghiệp nào kinh doanh mà không phải đi vay, cũng hiễm thấy doanh nghiệp nào không có cá nhân, tổ chức/doanh nghiệp khác nợ tiền/tài sản Doanh nghiệp mình. Bởi vậy có thể nói: Trong kinh doanh, một doanh nghiệp có thể giữ 2 vài trò đó là chủ nợkhách nợ.
– Doanh nghiệp đạt trạng thái hoạt động lý tưởng khi không nợ quá hạn và không bị doanh nghiệp nào đó chiếm dụng vốn quá thời gian quy định. Tuy nhiên, thật khó để tìm ra doanh nghiệp nào có thể đạt được trạng thái này trong hàng trăm ngàn doanh nghiệp tại Việt Nam. Trên thực tế, các Doanh nghiệp đều muốn chiếm dụng vốn được của doanh nghiệp khác càng lâu, càng có lợi cho mình, đặc biệt khi mà hoàn cảnh kinh tế khó khăn như những năm gần đây. Và bằng chứng là hầu hết các Doanh nghiệp bị phá sản bởi không thể thanh toán được các khoản nợ, hoặc không thể thanh khoản các khoản  nợ của khách nợ quá hạn.
Xin nhấn mạnh vào 3 ý nghĩa quan trọng của việc thu hồi nợ như sau:
– Đảm bảo sự lành mạnh về tài chính của doanh nghiệp, cá nhân.
– Đảm bảo lợi nhuận của Doanh nghiệp, tài chính của cá nhân.
– Quyết định sự sống còn của DN, cá nhân và tránh rủi ro trong hoạt động KD.

Hồ sơ thu hồi nợ

– Hợp đồng hoặc giấy tờ có giá trị tương đương chứng minh quyền đòi nợ hoặc băng ghi âm, ghi hình…
– Giấy tờ chứng minh chủ nợ đã hoàn thành nghĩa vụ khác trước khi phát sinh quyền đòi nợ.
– Các văn bản xác nhận nợ giữa hai bên (nếu có).
– Các thư từ, văn bản trao đổi giữa chủ nợ và khách nợ liên quan đến khoản nợ cần thu hồi.

Đây là các loại giấy tờ cực kỳ quan trọng, quyết định đến thành công của của việc thu hồi nợ. Thực tế trong công tác thu hồi nợ cho thấy, rất nhiều các khoản nợ tưởng chừng như rất rõ ràng, tuy nhiên chủ nợ lại không thể chứng mình được rằng mình đã hoàn thành nghĩa vụ với khách nợ trước khi phát sinh quyền đòi nợ.

– Trường hợp dễ gặp nhất đó là không có hợp đồng thỏa thuận liên quan đến việc hợp tác, mua bán giữa 2 bên. Đại diện Khách nợ và chủ nợ là những người thân quen nên chủ quan, không có hợp đồng hoặc hợp đồng không thực hiện đúng các tiêu chuẩn pháp lý: người ký, đóng dấu..
– Tiếp đến là việc không có biên bản nghiệm thu, biên bản nghiệm thu việc giao hàng, lắp đạt không có chữ ký, xác nhận của khách nợ. Đôi khi, có doanh nghiệp lại vô tình gộp biên bản xác nhận bàn giao nguyên vật liệu lắp đặt và biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình vào một. Vô hình chung, khi một trong 2 nội dung công việc này không hoàn thành đúng, khách nợ hoàn toàn có thể vịn cớ để trì hoãn thanh toán của toàn bộ giá trị đơn hàng.
– Trong trường hợp có đủ các giấy tờ, hồ sơ như trên. Việc đòi nợ chưa chắc chắn sẽ thành công 100%, vì còn tùy thuộc vào tình hình tài chính của khách nợ và sự hợp tác giữa 2 bên, cũng như các vấn đề phát sinh khác. Tuy nhiên nếu thiếu 1 trong các giấy tờ này,  Công việc thu hồi nợ sẽ khó khăn hơn rất nhiều. Cán bộ thu hồi nợ cần phải tìm các phương án để bổ sung và hợp thức hóa giấy tờ, thủ tục. Sẽ tốn thêm nhiều chi phí tài chính, thời gian.

Nội dung thu hồi nợ

– Xác định giá trị khoản nợ, đôn đốc khách nợ trả nợ, thu nợ
– Liên hệ, làm việc với tổ chức hoặc cá nhân có liên quan để thu nợ
– Quy trình thu hồi nợ và các biện pháp áp  dụng trong quá trình thu hồi nợ

Người phụ trách thu hồi nợ

– Có nhiều ý kiến cho rằng nên cử Lãnh đạo là người phụ trách thu hồi nợ vì đây là người có kiến thức, tầm nhìn, đặc biệt là có khả năng quyết định mọi việc ngay, không cần phải mất thời gian báo cáo, xin ý kiến. Đặc biệt người này sẽ thể hiện được cái uy trên tầm với người phụ trách thanh toán nợ của bên khách nợ. Việc thu hồi nợ sẽ dễ dàng hơn.
– Cũng có ý kiến cho rằng, nên để Nhân viên của bộ phận thu hồi nợ hoặc nếu không là một nhân viên kế toán, bộ phận liên quan bất kỳ phụ trách, tùy vào tính chất phức tạp, giá trị của từng khoản nợ mà chọn những người nhân viên phù hợp. Làm như vậy sẽ giải quyết được vấn đề quá tải cho lãnh đạo với những sự vụ không cần thiết.
– Tuy nhiên theo ý  kiến chủ quan của tác giả, chúng tôi khuyên nên chọn người đang trực tiếp tương tác với khách nợ trước đó vì:
  • Hiểu rõ về hồ sơ vụ việc và khoản nợ cần  thu hồi : Không mất thời gian nghiên cứu hồ sơ
  • Hiểu rõ về khách nợ: Tâm sinh lý, tính cách, thói :quen, sở thích: Không mất thời gian tìm hiểu về khách nợ. Hiệu quả cao hơn.
  • Tránh cho khách nợ có cảm giác bị ép buộc, gây áp lực, truy nợ khi người đòi nợ không phải là người thường xuyên tương tác.
Lưu ý: Cách chọn này Chỉ áp dụng trong giai đoạn đàm phán, thương lượng. Nếu đàm phán,thương lượng không thành. Chúng ta sẽ bước sang giai đoạn pháp lý, lúc ấy sẽ cần đến những người phụ trách hoặc hỗ trợ người phụ trách thiên về tính chuyên môn.

Thái độ cần có của người thu hồi nợ

  • Tích cực: xác định việc của DN như công việc của chính mình
  • Thiện chí
  • Lắng nghe
  • Kiên trì, nhẫn nại
  • Khéo léo

Kiến thức thu hồi nợ cần có

  • Hiểu và nắm rõ về toàn bộ hồ sơ liên quan đến khoản nợ cần thu hồi
  • Hiểu rõ về khách nợ và người đại diện của khách nợ
  • Có kiến thức về pháp luật, kinh tế…
  • Có đủ “tầm” để tương tác với khách nợ

Làm gì để hoạt động thu hồi nợ có hiệu quả:

– Tìm hiểu kỹ, đánh giá hồ sơ thu hồi nợ.
– Tìm hiểu kỹ về khách nợ trước khi tiến hành các cách thức thu hồi nợ
– Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của chủ nợ đối với khách nợ trong văn bản đã ký
– Lựa chọn người phụ trách thu hồi nợ phù hợp
– Lựa chọn phương pháp, cách thức thu hồi nợ phù hợp cho từng giai đoạn